Бухгалтерія з будь-якої точки світу завдяки хмарі
Хмарна бухгалтерія працює за принципом віддаленого доступу до облікової системи через інтернет
Майже 45 років тому стався переворот, який назавжди змінив спосіб роботи бухгалтерів. Програми для бухобліку, що встановлювалися на комп'ютери, почали розміщуватися у хмарах, що надало бізнесу гнучкість, одночасно зменшивши капітальні витрати та оптимізувавши людські ресурси. Докладніше про хмарну бухгалтерію читайте нижче.
Переваги бухгалтерії у хмарі для власника бізнесу і бухгалтера
Хмарна бухгалтерія працює за принципом віддаленого доступу до облікової системи через інтернет. Сервер для 1С більше не потрібний, адже дані й програми зберігаються на сервері провайдера (і 1С більше не потрібно, бо є якісний український софт, але це окрема історія). Оновлення, резервні копії, безпека та підтримка виконуються централізовано, а бізнес отримує актуальні дані в режимі реального часу без потреби в локальній інфраструктурі. Винос бухгалтерії у хмару дозволяє бухгалтерам працювати з будь-якої точки світу, та з будь-якого пристрою (ноутбука, смартфона), підключеного до інтернету.
Бухгалтерія у хмарі забезпечує безперервність роботи навіть під час аварій і блекаутів, адже програми розміщуються у резервованих дата-центрах провайдера. Навіть якщо офіс компанії знеструмлений або сервери недоступні, бухгалтери можуть продовжувати роботу, підключившись до програм через інтернет. Це гарантує доступ до даних і процесів у будь-яких умовах.
Захист даних у хмарній бухгалтерії забезпечується шифруванням, контролем доступу та моніторингом безпеки. Резервне копіювання можна робити за заздалегідь встановленим планом, а бекапи зберігати у репозиторії провайдера, що дозволяє швидко відновити інформацію з них в разі збою чи втрати. Відповідальність за доступність і технічну підтримку хмарної інфраструктури, в якій розміщені програми для бухобліку, бере на себе хмарний провайдер.
Як перенести бухгалтерію у хмару без зупинки роботи
Крок 1: Попередній аудит баз, доступів та інтеграцій
Перед міграцією проводиться аудит поточних бухгалтерських баз, прав доступу користувачів та інтеграцій із зовнішніми сервісами (банком, CRM, складом, звітністю). Це дозволяє виявити критичні залежності, дублікати даних і технічні ризики, щоб перенесення у хмару відбулося без збоїв і втрати інформації.
Крок 2: Тестовий період у хмарі паралельно з локальною інфраструктурою
Система запускається у хмарі в тестовому режимі паралельно з локальною бухгалтерією. Користувачі перевіряють швидкість роботи, коректність даних, інтеграції та зручність доступу. Поступове переключення на хмару без миттєвого відключення локальної версії гарантує відсутність простоїв у роботі.
Крок 3: Хмарний сервер як проміжний крок до повної бухгалтерії у хмарі
На перехідному етапі можна використовувати хмарний сервер для 1С, зберігши звичну логіку роботи та інтерфейс. Це знижує технічні ризики та дає можливість поступово перевести всі бухгалтерські процеси у повноцінну хмарну екосистему.
Що змінюється в щоденній роботі бухгалтерії у хмарі
Кожен співробітник компанії: бухгалтер, фіндиректор, аудитор тощо, отримує рольовий доступ до бухгалтерії онлайн. Залежно від цього ці співробітники мають індивідуальні права. Наприклад, бухгалтер може працювати з операційними даними та документами, фіндиректор — бачить дашборди, звіти й аналітику в режимі реального часу, аудитор — отримує тимчасовий перегляд бази без копіювання файлів.
Усі операції виконуються онлайн: імпорт банківських виписок, обробка первинних документів, виставлення рахунків і формування звітності відбуваються у єдиній системі. Команда працює з актуальними даними одночасно, без пересилання файлів і дублювання баз.
Після міграції в хмару ІТ-відділ звільняється від підтримки серверів, їхнього оновлення та адміністрування. Його роль зміщується до контролю доступів, політик безпеки та взаємодії з провайдером, а не до рутинного адміністрування інфраструктури.
Коли бухгалтерія у хмарі особливо вигідна
Розподілені команди й віддалені бухгалтери
Хмарні рішення для бухгалтерії мають одну з найбільших переваг — можливість працювати з ними з будь-якого місця, де є підключення до інтернету. Це корисно для команд, які працюють віддалено, в різних куточках світу, або для бухгалтерів-аутсорсерів. Такий формат роботи підвищує гнучкість бізнесу, скорочує витрати на офісну інфраструктуру, пришвидшує обмін даними між підрозділами та дозволяє оперативно приймати фінансові рішення.
Бізнес, що швидко масштабується
Віддалена бухгалтерія вигідна для бізнесу, що масштабується, адже не вимагає купівлі додаткового обладнання та ліцензій. Нових користувачів, філії чи проєкти можна підключати за лічені хвилини, а дані залишаються централізованими та доступними в реальному часі. Це дозволяє зберігати контроль над витратами під час активного росту та уникати технічних обмежень локальних систем.
Компанії з високими вимогами до безпеки й зберігання даних
Часто компанії не можуть самотужки забезпечити належний захист критично важливих даних, тим паче фінансових, а тому краще бухгалтерію розмістити у хмарі. Хмарний провайдер забезпечує багаторівневий захист даних і має всі необхідні сертифікати з безпеки, наприклад, PCI DSS, ISO, GDPR. Це знижує ризики втрати або компрометації інформації та дозволяє відповідати вимогам стандартів і регуляторів без інвестицій у власну ІТ-інфраструктуру.
Як обрати хмарного провайдера для бухгалтерії
Перед переходом на хмарний сервер для бухгалтерії, слід добре промоніторити хмарних провайдерів та звернути увагу на наступне:
Де зберігаються дані і як влаштована безпека
Важливо перевірити, в яких країнах і датацентрах зберігатимуться ваші дані, а також які сертифікати безпеки має провайдер (ISO, PCI DSS тощо). Дізнайтеся про шифрування даних у стані й під час передачі, управління правами доступу, багатофакторну автентифікацію та процедури реагування на інциденти. Це гарантує, що бухгалтерські дані будуть надійно захищені відповідно до нормативних вимог вашої сфери.
SLA, підтримка 24/7 і час реакції
Переконайтесь, що провайдер надає чіткі показники SLA (Service Level Agreement) із гарантіями доступності сервісу (наприклад, 99,95% чи вище). Важливо, щоб технічна підтримка працювала 24/7 і мала визначений час реакції на звернення, особливо для критичних ситуацій. Це забезпечує безперервність роботи бухгалтерії й швидке вирішення будь-яких технічних проблем.
Масштабування, вартість і додаткові сервіси (бекап, DR)
Оцініть, наскільки гнучко провайдер дозволяє масштабувати ресурси у міру зростання вашого бізнесу, а також прозорість цінової політики та відсутність прихованих платежів. Дізнайтеся, чи надає він додаткові послуги з резервування даних та побудови резервного майданчика у хмарі на випадок форс-мажорів. Це дозволить уникнути небажаного простою.
Висновок
Використання бухгалтерії у хмарі забезпечує бізнесу гнучкість, безперервність роботи та безпеку даних, дозволяючи працювати з будь-якого місця в режимі реального часу. Щоб скористатися цими перевагами, важливо обрати надійного хмарного провайдера, як-от GigaCloud, який гарантує безпеку, підтримку 24/7 та масштабування під потреби вашого бізнесу.